Od digitalizacije i filmovanja do skladištenja: "LIST SISTEM" D. O. O. KRAJEM 2019. POČEO REALIZACIJU PROJEKTA CENTRA ZA USLUŽNU OBRADU DOKUMENTACIJE I MIKROFILMOVANJA

Foto: pixabay.com

Foto: Ilustracija

Usluge obuhvataju digitalizaciju (skeniranje) i indeksiranje dokumentacije, mikrofilmovanje, fizičko sređivanje dokumentacije, uz usklađivanje sa zakonskom regulativom i preporukama nadležnih arhiva, fizičko čuvanje (skladištenje) dokumentacije i uslužno uništavanje dokumentacije.

S obzirom na to da je računarska oprema postala široko dostupna i da danas čak i najmanje firme koriste računare za svoje osnovne poslovne procese, pa i za pristup poslovnoj dokumentaciji, a uzimajući u obzir da se aplikativna rešenja za upravljanje dokumentima (DMS) sve više primenjuju, s vremenom je ideja o digitalizaciji (skeniranju) dokumentacije, a posebno masovnoj, postala osnova za unosan biznis.

Ukratko rečeno, postupak digitalizacije dokumentacije obuhvata sve aktivnosti koje počinju preuzimanjem papirne dokumentacije od klijenta i završavaju se isporukom elektronskih dokumenata i pratećih podataka u odgovarajućem formatu, uz istovremeno vraćanje dokumentacije klijentu ili trajno fizičko skladištenje.

Mikrofilm predstavlja analogni format arhiviranja dokumenata. Pre pojave dokument skenera i mogućnosti korišćenja elektronskih dokumenata, mikrofilm je bio jedina forma arhiviranja dokumenata. Savremena tehnologija omogućava da se mikrofilm izradi fotografisanjem elektronskih, a ne originalnih papirnih dokumenata, za šta se koriste specifični uređaji opšteg naziva archive writer.

Fizičko čuvanje dokumentacije podrazumeva uslugu gde se papirna arhiva izmešta kod pružaoca usluge (skladištara) koji poseduje arhivski depo (hala sa visokim nivoom fizičke i protivpožarne bezbednosti). I na kraju, dokumentacija se uništava korišćenjem odgovarajućih uređaja (tzv. šredera). Praktično, to znači da se na kraju procesa dokumentacija može prodati u reciklažu papira.